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der Austausch von Rechnungen in elektronischer Form, die sogenannte „eRechnung“, ist nach zahlreichen anderen europäischen Ländern nun auch in Deutschland beschlossene Sache. Ab dem 01. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten.

Ihre Rechnungen in elektronischer Form zu versenden, ist zunächst noch nicht verpflichtend. Der Versand einer Rechnung auf Papier oder in einem anderen digitalen Format als ZUGFerD und XRechnung, z. B. als PDF, ist 2025 und 2026 weiterhin möglich. 2027 gilt diese Ausnahmeregelung nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000,00 Euro und ab 2028 ist der Versand der Rechnungen in elektronischer Form für alle Unternehmen verpflichtend. Ausgenommen sind nur Rechnungen unter 250,00 Euro.

Die beiden eRechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung kann FactWork für den Versand bereits in der aktuellen Version als Aufsatz auf PDFMail erzeugen.

Eingangsrechnungen können Sie in zwei unterschiedlichen Formaten erhalten:

• ZUGFeRD:
  Das ZUGFeRD-Format ist ein hybrides Format, da es aus einem PDF-Teil – also einer Dokumentdatei – und eingebetteten elektronischen Daten (XML-Format) besteht. Der PDF-Teil ist direkt lesbar – es gilt allerdings ab dem 01. Januar 2025, dass bei Abweichungen zwischen dem Inhalt der Dokumentdatei und dem Inhalt der XML-Daten, der Inhalt der XML-Daten ausschlaggebend ist. Für eine manuelle Verarbeitung kann der PDF-Teil ganz normal verwendet werden, es bleibt aber die Unsicherheit einer Abweichung zu den XML-Daten.
   
• XRechnung:
  Eine eRechnung im Format „XRechnung“ ist ein XML-Dokument und nicht direkt lesbar. Die XML-Daten müssen durch ein Programm sichtbar gemacht oder ausgelesen werden.

F.EE arbeitet an zwei Lösungen zur Verarbeitung einer eRechnung:

• Kostenfreier Viewer:
  Diesen Viewer werden wir mit FactWork in der nächsten Version im Rahmen der Wartung ohne Mehrkosten ausliefern. Die eRechnung kann manuell als Anlage am Rechnungsvorgang in FactWork abgelegt werden, das Anzeigen des Inhaltes der XML-Daten ist im Viewer möglich. Die Übernahme und Verarbeitung der Daten erfolgt manuell.
   
• Automatisierte Verarbeitung:
  Für die automatisierte Verarbeitung einer eRechnung erweitern wir das EDIFACT-Modul von FactWork. Für die Nutzung dieser komfortableren Lösung ist die Lizenzierung weiterer Module notwendig. Über die Preise der Module werden wir Sie mit der Verfügbarkeit der nächsten Version (ca. November 2024) informieren.

Das ERP-System wurde für den eigenen Praxis-Einsatz konzipiert und dort über viele Jahre hinweg weiterentwickelt, modular erweitert und optimiert. Seit FactWork auch von externen Anwendern eingesetzt werden kann, fließen deren Anforderungen und Ideen kontinuierlich mit ein. In 2020 feiert die Software ihr 25-jähriges Jubiläum, was F.EE zum Anlass nimmt, um Neu- und Bestandskunden im Jubiläumszeitraum Oktober 2020 bis September 2021 attraktive Jubiläumsangebote zu unterbreiten. Sprechen Sie uns gerne hierzu an!

FactWork kann durch den „ProjektPlaner“ – eine speziell für das Projektmanagement neu entwickelte Software – ergänzt werden. Dabei stehen unter anderem die Funktionen Berichtswesen, Planung von Terminen für Abteilungen, Fachbereiche und Mitarbeitende, Meilensteinplanung, Skill-, Aufgaben- und Reisemanagement sowie Mehrkostenmanagement zur Verfügung

Zum Projektmanagement

Die ERP-Software FactWork wurde 2020 mit dem Innovationspreis-IT der Initiative Mittelstand ausgezeichnet. Dabei gibt es sogar doppelten Grund zur Freude: Auch beim Industriepreis konnte FactWork erneut überzeugen und erhielt das Signet „Best of“ 2020.

Nach der „BEST OF“-Auszeichnung beim Innovationspreis 2016 konnte F.EE mit FactWork auch die Jury beim Industriepreis 2016 überzeugen: FactWork erhielt nach 2014 erneut das Signet „BEST OF“ in der Kategorie ERP.

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FactWork ist zum 4. Mal in Folge von der Initiative Mittelstand im Rahmen des Innovationspreis-IT ausgezeichnet worden.

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