Digitaler Rechnungsfreigabeprozess

Je mehr die Mitarbeiter eines Unternehmens im Außendienst oder auf Baustellen unterwegs sind, desto schwieriger ist es, für Eingangsrechnungen innerhalb der Skontofrist die Freigabe zu erhalten. Abhilfe wurde durch einen digital ablaufenden Prozess zur Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe geschaffen.

Der Kunde setzt neben FactWork auch das Dokumentenmanagementsystem DocuWare ein. Die Rechnungen werden in der Poststelle im Stapel in DocuWare gescannt, automatisch in die einzelnen Dokumente aufgetrennt und dem Einkauf und der Finanzbuchhaltung zugeordnet. Ein Einkäufer „verteilt" die digitalisierten Belege auf die Verantwortlichen in den einzelnen Bereichen und Abteilungen. Die am Prüfungs- und Freigabeprozess beteiligten Mitarbeiter werden zweimal am Tag per Mail automatisch informiert, wenn ihnen Rechnungen zur Bearbeitung zugeordnet sind.

Die Rechnungsprüfung erfolgt nach einem 4-Augen-Prinzip als rechnerische und fachliche Freigabe. Mit der rechnerischen Prüfung wird die Eingangsrechnung auch in FactWork erfasst und mit dem gescannten Beleg verbunden. Durch die fachliche Freigabe erfolgt die Akzeptanz der Rechnung für die Kostenstelle oder den Kostenträger.

Die Finanzbuchhaltung hat zu jedem Zeitpunkt den Überblick über den Status der einzelnen Rechnungen. Ist die Skontofrist gefährdet, kann sie beim Verantwortlichen in der Abteilung nachfassen, die Rechnung einem anderen Mitarbeiter zuordnen oder sie selbst freigeben.

Durch die Verbindung des Rechnungsvorgangs in FactWork und der Buchung in der Finanzbuchhaltung mit dem gescannten Beleg kann das Dokument in beiden Programmen per Mausklick angezeigt werden. Somit entfällt bei Nachfragen auch die Sucherei nach der Rechnung.

Von der Unternehmens-Software zur Unternehmens-Lösung!