Monteursauftrag

Die Ziele des Kunden:

• Minimieren der Gefahr, einen Monteurseinsatz nicht abzurechnen, wenn der Bericht des Monteurs verloren geht.
• Zu jedem Zeitpunkt korrekte Materialbestände im Lager.
• Klare Nachvollziehbarkeit der Materialverwendung.

Diese Ziele werden über folgenden Prozess erreicht:

• Bei Entnahme des für den Einsatz geplanten Materials aus dem Lager wird in FactWork ein Lieferschein auf den Kunden erstellt. Mit dem Speichern des Lieferscheins wird das Material aus dem Lager abgebucht.
• Der Lieferschein wird über eine Druckvariante „Monteursauftrag“ gedruckt. Neben der Auflistung des mitgenommenen Materials sieht diese Druckvariante einen zusätzlichen Bereich vor für den Bericht des Monteurs über die erledigten Arbeiten und eventuelle noch offene Punkte, über die geleisteten Stunden und für die Abnahme und Unterschrift des Auftraggebers.
• Auf der Baustelle streicht der Monteur nicht verbautes Material auf seinem Monteursauftrag, trägt die notwendigen Daten in den Auftrag ein und lässt ihn sich unterzeichnen.
• Nach Rückkehr ins Unternehmen gibt der Monteur das nicht verbaute Material im Lager ab. Dabei streicht es der Lagerist aus dem Lieferschein in FactWork (Kontrolle über 4-Augen-Prinzip) und mit dem erneuten Abspeichern des Vorgangs wird es dem Lager wieder zugebucht.
• Anschließend wird der Monteursauftrag zur Abrechnung ins Büro gegeben. Hier werden die geleisteten Stunden in den Lieferschein in FactWork übernommen, der Beleg wird gescannt und als Anlage am Lieferschein hinterlegt und abschließend wird die Rechnung erstellt.

Diese Vorgehensweise erfüllt die Ziele des Kunden vollständig und ohne große Spielerei:

• Ab dem Zeitpunkt der Erfassung des mitgenommenen Materials über einen Lieferschein in FactWork ist dieser als offener Vorgang im System. Selbst wenn der ausgefüllte Auftrag des Monteurs verloren gehen sollte, wird der offene Lieferschein bei der routinemäßigen Kontrolle auffallen.
• Mit der Speicherung des Lieferscheins in FactWork ist das mitgenommene Material aus dem Bestand abgebucht. Eine anschließende Materialdisposition arbeitet mit korrekten Lagerbeständen und es besteht nicht die Gefahr, dass durch die Disposition Material reserviert wird, das gar nicht im Lager liegt.
• Mit der erneuten Speicherung des Lieferscheins in FactWork nach Korrektur um das zurückgebrachte Material wird dieses dem Lager automatisch wieder zugebucht.
• Die Verwendung des Materials ist durch das 4-Augen-Prinzip klar nachvollziehbar: Entweder der Kunde bezahlt es, weil es auf dem Lieferschein enthalten ist oder der Lagerist erhält es zurück und entfernt es aus dem Lieferschein.

Einfach, pragmatisch und zielorientiert!