Übergabe gescannter Eingangsrechnungen an Datev
Der Kunde setzt neben FactWork auch das Dokumentenmanagementsystem DocuWare ein. Die Eingangsrechnungen werden in FactWork erfasst und mit den gescannten Dokumenten in DocuWare verknüpft. Die Anforderung bestand darin, parallel zur Übergabe der ausgewählten Rechnungen an das Datev-Rechnungswesen beim Steuerberater auch die zugehörigen gescannten Dokumente zu selektieren und mit zu übergeben.
Bei der FiBu-Übergabe werden folgende Aktionen automatisch ausgeführt:
- Für die Übernahme ins Datev-DMS wird pro zu übergebender Rechnung eine Dokumenten-ID generiert.
- Zu jeder Rechnung, die übergeben werden soll, wird aus DocuWare das zugehörige Dokument extrahiert und als Datei auf der Festplatte abgelegt.
- In einer Steuerdatei für das Einlesen in das Datev-DMS wird der Dateiname mit der generierten ID verbunden.
- In der Fibu-Übergabedatei von FactWork wird zum jeweiligen Buchungssatz ein Dokumentenlink zur ID eingetragen.
Anschließend werden die extrahierten Dokumente, die Steuerdatei und die FiBu-Übergabedatei an den Steuerberater geschickt. Beim Steuerberater werden die Dokumente per Steuerdatei ins DATEV-DMS und die Buchungssätze per FiBu-Übergabedatei ins Rechnungswesen eingelesen. Durch den Dokumentenlink im Buchungssatz wird die Zuordnung hergestellt und es kann jederzeit aus dem Rechnungswesen auf das zugehörige Dokument zugegriffen werden.
Gemeinsame Daten gemeinsam nutzen!