Die eRechnungspflicht kommt!

Der Austausch von Rechnungen in elektronischer Form, die sogenannte „eRechnung“, ist nach zahlreichen anderen europäischen Ländern nun auch in Deutschland beschlossene Sache. Ab dem 01. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten.

Ihre Rechnungen in elektronischer Form zu versenden, ist zunächst noch nicht verpflichtend. Der Versand einer Rechnung auf Papier oder in einem anderen digitalen Format als ZUGFerD und XRechnung, z. B. als PDF, ist 2025 und 2026 weiterhin möglich. 2027 gilt diese Ausnahmeregelung nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000,00 Euro und ab 2028 ist der Versand der Rechnungen in elektronischer Form für alle Unternehmen verpflichtend. Ausgenommen sind nur Rechnungen unter 250,00 Euro.

Die beiden eRechnungsformate ZUGFeRD und XRechnung kann FactWork für den Versand bereits in der aktuellen Version als Aufsatz auf PDFMail erzeugen.

Eingangsrechnungen können Sie in zwei unterschiedlichen Formaten erhalten:

• ZUGFeRD:
  Das ZUGFeRD-Format ist ein hybrides Format, da es aus einem PDF-Teil – also einer Dokumentdatei – und eingebetteten elektronischen Daten (XML-Format) besteht. Der PDF-Teil ist direkt lesbar – es gilt allerdings ab dem 01. Januar 2025, dass bei Abweichungen zwischen dem Inhalt der Dokumentdatei und dem Inhalt der XML-Daten, der Inhalt der XML-Daten ausschlaggebend ist. Für eine manuelle Verarbeitung kann der PDF-Teil ganz normal verwendet werden, es bleibt aber die Unsicherheit einer Abweichung zu den XML-Daten.
   
• XRechnung:
  Eine eRechnung im Format „XRechnung“ ist ein XML-Dokument und nicht direkt lesbar. Die XML-Daten müssen durch ein Programm sichtbar gemacht oder ausgelesen werden.

F.EE arbeitet an zwei Lösungen zur Verarbeitung einer eRechnung:

• Kostenfreier Viewer:
  Diesen Viewer werden wir mit FactWork in der nächsten Version im Rahmen der Wartung ohne Mehrkosten ausliefern. Die eRechnung kann manuell als Anlage am Rechnungsvorgang in FactWork abgelegt werden, das Anzeigen des Inhaltes der XML-Daten ist im Viewer möglich. Die Übernahme und Verarbeitung der Daten erfolgt manuell.
   
• Automatisierte Verarbeitung:
  Für die automatisierte Verarbeitung einer eRechnung erweitern wir das EDIFACT-Modul von FactWork. Für die Nutzung dieser komfortableren Lösung ist die Lizenzierung weiterer Module notwendig. Über die Preise der Module werden wir Sie mit der Verfügbarkeit der nächsten Version (ca. November 2024) informieren.